Fax server

Il Fax viene comunemente usato per lo scambio di documentazione, anche a valenza legale.
L'esigenza di archiviazione male si sposa con l'utilizzo del fax cartaceo, in quanto risulta poi complessa l'operazione di ricerca dei documenti. Indubbi sono invece i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un fax server che archivi tutti i documenti inviati e ricevuti.
Vi sono tre possibili tecnologie per implementare un sistema elettronico di gestione fax:

1. scheda/modem fax su ciascun computer che poi utilizzerà questa tecnologia
2. schede/modem fax su un unico server, e programmi di gestione separati su ciascuna postazione
3. schede/modem fax e documenti su un unico server, con gestione remota su ciascuna postazione mediante programma applicativo
4. schede/modem fax e documenti su un unico server, con gestione remota attraverso accesso web.

Le prime due soluzioni non rientrano nella denominazione di "Fax Server" in quanto la gestione risulta assolutamente decentralizzata.
La soluzione 3 risulta problematica dal punto di vista degli aggiornamenti, ovvero qualora sia necessario un aggiornamento al software di gestione, l'aggiornamento dovrà essere ripetuto su tutte le postazioni presenti.
La soluzione 4 risulta invece la più versatile, in quanto nessun software dovrà essere installato nelle postazioni (che già disporranno di un browser web, solitamente), cosicché la gestione risulta assolutamente centralizzata riducendo pertanto i costi di manutenzione.

Fax Server HERMESfax

La soluzione proposta si basa sul software commerciale HERMESfax, prodotto dalla software house italiana OpenIt, il quale consiste in una soluzione completa per l'invio, ricezione, archiviazione, ricerca, composizione dei fax, integrando inoltre una rubrica completa e numerose possibilità di cui si riassumono le più importanti.
L'utilizzo di questo tipo di Fax Server consente la gestione dei fax ricevuti e inviati direttamente dalla propria postazione (qualsiasi computer dotato di browser web), velocizzando i processi di comunicazione aziendale.
Il sistema risulta assolutamente centralizzato, nel senso che tutti i documenti e rubriche risiedono nel server, ed inoltre la gestione avviene semplicemente attraverso l'uso di un normalissimo browser web, azzerando i costi di gestione per quanto riguarda le postazioni.
Inoltre, la gestione attraverso browser web consente anche la gestione remota attraverso connessione internet, utilissima per agenti o chiunque debba controllare i fax ricevuti pur essendo fuori sede, e disponendo solo di un qualsiasi computer collegato a internet.
È possibile consultare una versione demo scegliendo la voce Utente.

Caratteristiche HERMESfax

sistema multipiattaforma poiché il server funziona in Linux e può essere gestito da qualsiasi postazione che abbia un browser web, a prescindere dal sistema operativo utilizzato diverse modalità di generazione delle stampe che poi vengono assemblate per la composizione di un fax: generazione fax attraverso stampa su stampante virtuale del documento possibilità di comporre insieme più documenti, generati anche da applicazioni differenti possibilità di composizione della copertina, specificando anche un testo sufficientemente lungo da consentire l'invio della sola copertina senza ulteriori stampe possibilità di utilizzo di un rich text editor che consente la composizione del testo formattato direttamente dal browser web per ogni fax da inviare è possibile selezionare il tipo di copertina (differenziata ad esempio per lingua) da allegare, oppure nessuna copertina il documento finale può essere inoltrato via fax oppure in email: in quest'ultimo caso verrà generata una email contenente un unico allegato pdf con l'intero documento da inviare i fax possono essere rispediti, e possono essere inoltrati in visione agli utenti dell'azienda si può stabilire che uno o più utenti siano moderati, e quindi ogni loro fax prodotto sarà inoltrato al moderatore (responsabile) per la conferma prima della trasmissione archiviazione dei fax, in formato PDF, con possibilità di inserire commenti o parole chiavi di ricerca ricerca in base alla data, utente, numero fax, commento, e nel caso di fax inviato, anche in base al contenuto del fax stesso assegnazione di ciascun fax a una o più categorie visualizzazione dei log di trasmissione del fax trasferimento del fax ricevuto ad uno o più utenti alla ricezione di un fax, può essere abilitata la stampa automatica e/o l'invio in email del fax ad un certo utente attraverso un documento PDF allegato gestione di una rubrica pubblica e, per ciascun utente, di una propria rubrica privata possibilità di stabilire, per ciascun contatto, se è preferito l'uso del fax o della email, con selezione automatica (modificabile in fase d'invio) della modalità di spedizione Rotazione dei fax di 180°, visualizzazione pagina per pagina Stampa dell'intero documento, o delle pagine selezionate Visualizzazione dell'intero documento in formato pdf I fax ricevuti vengono inoltrati ad uno smistatore, che può stabilire una corrispondenza tra destinatari interni a Hermes e numeri di fax dei mittenti in modo tale da effettuare un assegnamento automatico dei fax pervenuti a tali utenti. Questo permette allo Smistatore di dover assegnare manualmente solo i fax non assegnati in automatico. Inoltro del Fax Ricevuto come Copia per Conoscenza. Funzionalità scanner: possibilità di trasferire in coda di trasmissione degli Utenti il documento Ricevuto, che è stato inviato da un fax interno alla rete aziendale che funge da scanner. Scomposizione del fax ricevuto in più fax indipendenti tra loro che possono essere inoltrati a differenti Utenti. Questa funzionalità risulta molto utile quando si ricevono fax composti da pagine che devono essere recapitate a differenti sezioni dell'azienda (es: commerciale e magazzino).

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Customizzazione Fax Server

Un sistema versatile come Linux consente la realizzazione di applicazioni personalizzate in modo molto semplice.
Far interagire il Fax Server con il programma gestionale risulta una possibile applicazione che consente di ottenere un alto grado di automazione all'interno della propria azienda migliorando quindi la produttività: invio delle conferme d'ordine, richiesta ordini a fornitore sono due possibili applicazioni.

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Spedizione automatica di fax

Cosa?

Il sistema consente l'invio automatico di FAX o EMAIL contenenti documenti che verranno semplicemente stampati su una stampante virtuale.
Ovvero, può essere fatta una stampa normale oppure una stampa unione (in serie) su una stampante virtuale, cosicché ciascun documento messi in stampa sarà inoltrato al numero di fax o all'indirizzo email presente nella stampa stessa.

Come?

Si stampa il documento su una stampante virtuale e il fax/email parte automaticamente senza richiedere ulteriori informazioni.
È possibile quindi inviare stampe prodotte anche dal gestionale direttamente via Fax/Email, con i vantaggi dell'archiviazione del sistema HERMESfax. Nello stesso modo è possibile inviare stampe in serie (o stampe unione) e quindi spedire gruppi di fax/email in modo comodissimo: stampa su stampante virtuale, e i fax/email partono senza far perdere tempo all'utente.
L'indirizzo email o il numero di fax viene estratto automaticamente dal documento. Nel caso sia indicato il numero di FAX, il documento sarà inoltrato a quel numero. Nel caso in cui sia indicato un indirizzo email, la stampa sarà convertita in un documento PDF quindi inoltrato a quell'indirizzo email.

Perché?

Perché spesso devono essere spediti numerosi documenti, come ad esempio conferme d'ordine, comunicazioni commerciali, promozioni, eccetera, che vengono generati automaticamente dal programma gestionale piuttosto che da altri applicativi, e non è pensabile spendere tempo per l'invio di ciascun documento manualmente!

Altri vantaggi

Tutti i documenti cosi inviati saranno comunque archiviati nel sistema HERMESfax, per cui sarà sempre possibile, in futuro, verificarne l'effettiva trasmissione cosiccome il contenuto.

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Spedizione automatica di fax da gestionali unix

Scopo?

Spesso vengono utilizzati programmi gestionali in ambiente unix che producono stampe in formato testo o in PDF. Anche in questo caso è possibile dalla stampa ottenere le informazioni per la spedizione, quali l'indirizzo email o il numero di fax, e provvedere pertanto alla spedizione automatica della stampa via fax o email secondo le preferenze e le informazioni disponibili.

Come?

Il sistema risulta molto versatile e facile da implementare: solitamente le stampe vengono esportate dal gestionale mediante il traferimento con protocollo FTP, oppure su una condivisione Windows presente nel server fax, oppure mediante una stampa su una stampante virtuale installata sul server fax.

Funzioni aggiuntive: underlay

È inoltre possibile aggiungere un underlay alle stampe affinché appaiano in modo più professionale, con il logo dell'azienda e linee/cornici di separazione.Fra l'altro è possibile distinguere fra diversi tipi di documenti (conferma d'ordine, fatture, ddt, eccetera) in modo da inserire underlay differenti a seconda del tipo di documento.
Le stampe saranno formattare in base al numero di caratteri presenti, ad esempio stampando in modo verticale i documenti che presentano fino a 120 colonne, ed in orizzontale quelli con un numero di colonne superiore (132?). Per ogni stampa verrà calcolato il numero di colonne del documento in modo che il risultato venga ad occupare l'intera superficie del foglio.
Tutte queste funzionalità risultano customizzabili a seconda dell'esigenza del cliente, in quanto si tratta di applicazioni comunque sviluppate su specifica del cliente. Grazie all'estrema versatilità di Linux e dei tools disponibili, queste operazioni risultano molto veloci da implementare, e quindi molto economiche!

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Acquisizione rubrica dal programma gestionale

E' possibile creare uno script che importi periodicamente (quotidianamente, ad esempio) oppure in tempo reale la rubrica del gestionale sincronizzandola con quella del gestore server fax HERMESfax: in questo modo per ogni fax/email inviato attraverso HERMESfax sarà visualizzato il nominativo del destinatario, ricavato dal gestionale.
Inoltre l'aggiornamento della rubrica del fax server avverrà automaticamente ogni qualvolta un nominativo del gestionale sarà modificato o aggiunto: in questo modo non si perde tempo con l'aggiornamento dell'anagrafica dei clienti/fornitori/eccetera del server fax.

Richiesta di preventivo gratuito

Se la Vostra sede è in Veneto e nella provincia di Pordenone, richiedete un preventivo gratuito attraverso una email o meglio compilando, senza impegno, il semplice form sottoriportato: sarete poi ricontattati.

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